Politique de Confidentialité des données à caractère personnel

Le Cabinet JOURDAN attache une grande importance à la protection et confidentialité de la vie privée de ses clients et plus particulièrement à leurs données à caractère personnel. La présente Politique de confidentialité vous permet de savoir quelles données à caractère personnel nous collectons et ce que nous en faisons.

1. Identité du Responsable de Traitement

Les entités suivantes forment le Cabinet JOURDAN et interviennent en qualité de responsables de traitement dans le cadre de leurs activités respectives :
Cabinet JOURDAN SA – 41, avenue André Morizet 92100 BOULOGNE-BILLANCOURT
Ses établissements secondaires : 91, rue d’Aguesseau 92100 BOULOGNE-BILLANCOURT & 4, rue Louise Michel 92300 LEVALLOIS-PERRET
Ses filiales: ROUMILHAC SAS – 58, rue Beaubourg 75003 PARIS / EGIC SAS –58, rue Beaubourg 75003 PARIS  / DENFERT IMMO SAS – 52, avenue du général Leclerc 75014 PARIS
GICP SAS – 52, avenue du général Leclerc 75014 PARIS /
CGC SAS – 19, avenue Dubonnet 92400 COURBEVOIE / NGP SARL – 7, rue d’Estienne d’Orves 92270 BOIS-COLOMBES

2. Coordonnées du Délégué à la Protection des données à caractère personnel

Le Cabinet JOURDAN s’engage au strict respect de la législation en vigueur concernant le respect de la vie privée des utilisateurs de son Site Internet, et a désigné à cet effet un Délégué à la Protection des Données (DPO).

Le Cabinet JOURDAN a effectué la désignation de son DPO auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, et tient conformément à la législation en vigueur un registre à jour des traitements, des formalités relatives à la collecte et au traitement des données personnelles.
Vous pouvez le contacter à l’adresse suivante :
41, avenue André MORIZET 92100 BOULOGNE-BILLANCOURT

3. Les données personnelles

a) Finalité des données collectées :

Les données personnelles collectées ont pour objectif de contribuer à la réalisation et la délivrance des prestations de service attachées aux activités exercées par le Cabinet JOURDAN (copropriété, gestion locative, transactions immobilières).

Il s’agit donc d’éléments permettant l’identification, la notification, la communication mais également différents types d’action, telles que celles relatives aux interventions à réaliser dans les biens gérés ou encore au précontentieux ou au contentieux, nécessitant la détention d’informations indispensables à l’accomplissement des missions qui lui sont confiées.

b) Nature des données collectées :

Pour réaliser ses missions, le Cabinet JOURDAN est conduit à vous demander notamment, outre vos nom, prénoms, adresse postale, téléphone et adresse électronique, et suivant l’activité concernée par son intervention, votre situation de famille, vos date et lieu de naissance, votre profession, votre régime matrimonial, votre statut vis-à-vis des biens gérés (propriétaire, usufruitier, indivisaire, …), vos numéros de lots et les tantièmes qui y sont attachés, la date d’acquisition des biens, le nom et adresse du notaire et les coordonnées du mandataire si il y a lieu, …
L’obtention de ces données est justifiée par des obligations légales, notamment l’article 32 du décret du 17 mars 1967, pris en application de la loi du 10 juillet 1965 encadrant la copropriété faisant obligation au syndic d’établir et de tenir à jour une liste de tous les copropriétaires et des informations qui y sont attachées.

En cas de refus de communiquer certaines données en dehors de celles indispensables à l’identification, il se peut que vous ne puissiez pas bénéficier de certaines informations ou services.

c) Collecte des données :

Les données personnelles sont collectées par le Cabinet JOURDAN selon l’activité concernée:

  • Pour l’activité de gestion de syndicat de copropriété, à l’occasion de la récupération d’un mandat lors du transfert des fichiers, dématérialisés ou non, par le précédent syndic ou lors d’une vente, à l’occasion de la notification de cette dernière par le Notaire et sur la base des renseignements portés par l’acquéreur sur la fiche individuelle d’état civil qui lui est envoyée par le Cabinet JOURDAN en même temps que la lettre d’accueil.
    Elle se fait aussi lors des demandes de modifications adressées par courrier ou par e-mail.
  • Pour l’activité de gestion locative, les données personnelles sont collectées lorsqu’un mandat de gestion est confié au Cabinet JOURDAN, le propriétaire étant amené à compléter une fiche de renseignements et à fournir un certain nombre de pièces justificatives. Le candidat locataire devra aussi donner des informations à caractère personnel, à partir de formulaires à compléter. Des demandes de modifications par courrier ou par e-mail peuvent aussi contribuer à la collecte de nouvelles données.
  • Pour l’activité de transactions immobilières, les données personnelles sont recueillies soit lors d’une demande d’estimation, soit à partir d’une fiche de renseignements soumise au vendeur, lorsqu’il confie au Cabinet JOURDAN la vente de son bien, ainsi qu’à l’acquéreur, préalablement à l’établissement et à la signature du compromis de vente.

d) Accès aux données :

  • En interne, les collaborateurs du Cabinet JOURDAN ont accès aux données personnelles sur différents supports informatiques nécessitant toujours un identifiant personnel et un mot de passe.
  • En externe, les clients (propriétaires, copropriétaires, locataires…) ont un accès à leurs données personnelles à partir de la plateforme sécurisée ORCHESTRA.

NB: dans le cadre de l’externalisation de certaines prestations, le Cabinet JOURDAN peut être conduit  à communiquer des données à des tiers ou à leur en permettre l’accès.
Il peut s’agir de l’envoi des convocations d’assemblées générales et des appels de fonds, de la mise à disposition des différents moyens de paiement, de la diffusion d’e-mails, de la gestion des archives que ce soit dans la version  numérique ou papier, de la maintenance et du développement informatique de nos bases de gestion quand elles sont externalisées.
Ces tiers ont été choisis afin de nous garantir qu’ils avaient bien organisé la sécurité et l’intégrité des données qui leur sont confiées, en application du Règlement Général sur la Protection des Données.

Par ailleurs, nous sommes conduits à fournir des informations personnelles (nom, adresse, téléphone, adresse mail, par exemple) aux entreprises chargées d’intervenir dans les parties communes ou les parties privatives pour y réaliser des dépannages, des travaux de maintenance ou d’amélioration.

e) Demande de rectification des données

Vous pouvez, à tout moment demander la rectification de vos données personnelles, par courrier à adresser au Cabinet JOURDAN gérant vos biens ou par e-mail aux collaborateurs du Cabinet JOURDAN en charge de la gestion de ces derniers.

Les clients (propriétaires, copropriétaires, locataires) peuvent aussi directement modifier certaines de leurs données personnelles sur l’espace sécurisé qui leur est dédié sur la plateforme ORCHESTRA.

f) Utilisation des données personnelles

Le traitement des données à caractère personnel par le Cabinet JOURDAN entre dans le cadre de son activité régie par la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970 réglementant les conditions d’exercice des activités relatives à certaines opérations portant sur les immeubles et les fonds de commerce, son décret d’application n°72-678 du 20 juillet 1972 et les articles L.561-1 et suivants du code monétaire et financier relatifs à la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme.
Les données à caractère personnel collectées sont conservées durant toute la durée de la relation commerciale et pendant une durée maximale de 5 ans à compter de la fin de la relation commerciale conformément à l’article 2224 du code civil et à l’article L561-12 du code monétaire et financier relatif à l’obligation de conservation des informations des clients dans le cadre de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme. Les registres légaux tenus par le Cabinet JOURDAN doivent être conservés pendant dix ans (articles 53, 65, et 72 du décret du 20 juillet 1972), les noms et adresses des mandants y figurant seront donc conservés durant toute cette durée. A défaut de conclusion de mandat ou à défaut de location ou d’acquisition, les données seront conservées trois mois sauf renouvellement de la demande durant ce délai. Le Cabinet JOURDAN pourra également utiliser les données afin d’évaluer et d’améliorer ses services et d’en développer de nouveaux, ainsi que pour réaliser des actions de fidélisation, de prospection, de sondage et de promotion. Sauf opposition de votre part, vous pourrez recevoir des offres de la part du Cabinet JOURDAN, par courrier postal ou électronique.

g) Sécurité des données personnelles

Le Cabinet JOURDAN met en œuvre les actions nécessaires afin de protéger les données personnelles qu’elle traite. Vos données sont traitées de façon à ce que leur sécurité, protection et confidentialité soient assurées au regard de leur niveau de sensibilité, via des mesures administratives, techniques et physiques pour prévenir la perte, le vol, l’utilisation, la divulgation ou encore la modification non-autorisées.

4. Évolution de la politique de confidentialité

Le Cabinet JOURDAN peut être conduit à modifier à tout moment sa politique de confidentialité. Nous vous invitons à consulter cette page régulièrement. Nous sommes également susceptibles de vous informer des modifications de cette charte par email.