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Nouvelles mesures pour la tenue des AG

Nouvelles mesures pour la tenue des AG

Le conseil constitutionnel a validé vendredi 21 janvier la loi sur le Pass vaccinal qui comportait bien d’autres dispositions concernant des domaines variés. La loi a été promulguée depuis.

La copropriété est concernée par la mise à jour de l’ordonnance du 25 mars 2020.

 1/ Les mesures relatives aux contrats de syndic (art. 22 de l’ordonnance)

Lorsque l’assemblée générale appelée à désigner un syndic n’a pas pu ou ne peut se tenir, le contrat de syndic qui expire ou a expiré entre le 1er janvier 2022 et le 15 février 2022 inclus est renouvelé jusqu’au 15 avril 2022 dans les mêmes termes jusqu’à la prise d’effet du nouveau contrat du syndic désigné par la prochaine assemblée.

La rémunération forfaitaire du syndic est déterminée selon les termes du contrat qui expire ou a expiré, au prorata de la durée de son renouvellement.

2/ Les mesures relatives aux mandats des conseillers syndicaux (art. 22-1 de l’ordonnance)

Lorsque l’assemblée générale appelée à élire les membres du conseil syndical n’a pas pu ou ne peut se tenir, le mandat des conseillers syndicaux qui expirent ou ont expiré entre le 1er janvier 2022 et le 15 février 2022 inclus, sont renouvelés jusqu’à la tenue de la prochaine assemblée. Cette assemblée générale doit se tenir au plus tard le 15 avril 2022.

3/ Les mesures relatives à la tenue des assemblées générales (art. 22-2)

La loi permet aux syndics de tenir des assemblées sans la présence physique des copropriétaires jusqu’au 31 juillet 2022.

Dans ce cas, les copropriétaires participent à l’assemblée :

  • par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification. : le syndic peut imposer la visioconférence même si aucune AG ait préalablement autorisé ce procédé, ses modalités techniques et garanties d’authentification. Autrement il est possible d’utiliser Zoom à nouveau.
  • en votant par correspondance (VPC) avant la tenue de l’assemblée : le syndic ne peut recourir à l’AG uniquement en VPC que lorsque le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique est impossible pour des raisons techniques et matérielles. Mais il doit prendre préalablement l’avis du conseil syndical. Il ne s’agit pas d’un accord obligatoire mais juste d’un avis.

Lorsque ce vote par correspondance est organisé en lieu et place de la tenue d’une assemblée comprise dans le forfait du syndic, les prestations du syndic pour le traitement de ce vote sont comprises dans le forfait. Le syndic ne peut donc pas demander des honoraires supplémentaires.

  • Précisons que la loi n’interdit pas de maintenir les AG en présentiel mais il faut maintenir les gestes barrières (respect de la distanciation (4m² entre chaque copropriétaire), masques, gel) et s’assurer impérativement de la capacité d’accueil de la salle des par rapport au nombre de copropriétaires potentiels.

La transformation des assemblées déjà convoquées en assemblées dématérialisées

Lorsque le syndic décide de tenir l’assemblée de manière dématérialisée (visio et/ ou vote par correspondance) et que l’assemblée a déjà été convoquée, il en informe les copropriétaires au moins 15 jours avant la tenue de cette assemblée par tout moyen permettant d’établir avec certitude la date de la réception de cette information.

Lorsque ce délai de 15 jours ne peut pas être respecté, le syndic peut reporter la tenue de l’assemblée et le cas échéant décider de tenir l’assemblée de manière dématérialisée (visio et / ou vote par correspondance).

Il en informe les copropriétaires par tout moyen permettant d’établir avec certitude la date de la réception de cette information.
Cette assemblée doit se tenir dans un délai qui ne peut être inférieur à 15 jours à compter de la date initialement prévue.

Les modalités de convocation et de tenue des assemblées dématérialisées (art. 22-3 à 22-5)

La convocation des assemblées (art. 22-3)

La convocation n’indique pas de lieu de tenue de l’assemblée
Elle précise que les copropriétaires ne peuvent participer à l’assemblée que par visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique, sans préjudice de la possibilité de voter par correspondance.

Lorsque le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique est impossible, elle indique que les copropriétaires ne peuvent voter que par correspondance.

Le choix des supports techniques pour les AG en visioconférence (art. 22-5)

Jusqu’au 31 juillet 2022, le syndic peut décider des moyens et supports techniques permettant aux copropriétaires de participer à l’assemblée par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification, la transmission de leur voix, ainsi que la retransmission continue et simultanée des délibérations.
Ces moyens et supports techniques sont utilisés jusqu’à ce que l’assemblée se prononce sur leur utilisation (art. 22-5).

La désignation du président de séance en cas du seul usage du vote par correspondance (art. 22-3)

Lorsque les décisions sont prises au seul moyen du vote par correspondance, les missions qui incombent au président de séance sont assurées par :
– le président du conseil syndical,
– ou à défaut, l’un des membres du conseil syndical
– ou en leur absence, l’un des copropriétaires votant désigné par le syndic.

La signature de la feuille de présence et procès-verbal (art. 22-3)

Le président de séance certifie exacte la feuille de présence et signe, le cas échéant avec le ou les scrutateurs, le procès-verbal dans les 8 jours suivant la tenue de l’assemblée.

Les délégations de vote (art. 22-4)

Jusqu’au 31 juillet 2022, un mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n’excède pas 15 % des voix du syndicat des copropriétaires.

 

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