LES CHARGES RÉCUPÉRABLES : DÉFINITION
Seule une partie des dépenses engagées pour le logement loué peut être imputée au locataire.

Les charges locatives récupérables se répartissent en trois grandes catégories de dépenses :
• Les services liés à l’usage du logement et de l’immeuble, comme l’électricité des parties communes ou le chauffage collectif ;
• Les petites réparations et les frais d’entretien courant dans les parties communes, comme les dépenses liées au contrôle périodique de l’ascenseur ou au remplacement de ses petits composants ;
• Les taxes locatives : il s’agit par exemple de la taxe d’assainissement ou de la redevance pour l’enlèvement des ordures ménagères.
Si l’immeuble emploie un salarié non logé, vous pouvez récupérer l’intégralité du salaire et des charges sociales et fiscales.
Si l’immeuble emploie un gardien logé, le salaire, les charges fiscales et sociales peuvent être récupérées jusqu’à 75 %, en fonction du détail de l’activité du salarié.

Attention : il vous appartient de faire clairement apparaître le montant des charges récupérables sur le contrat de bail, en plus du loyer hors charges.
LES CHARGES NON RECUPERABLES
Constituent des charges non récupérables :
• Les gros travaux liés à la copropriété (ravalement de façades, couverture du toit, dératisation…) ;
• Les frais liés à la réparation de l’immeuble et consécutifs à un acte de vandalisme ;
• L’élagage des arbres dans les espaces verts communs ;
• Les dépenses de télésurveillance ;
• Les frais d’acquisition et d’assurance du bien ;
• La taxe foncière ;
• Les honoraires de syndic de copropriété ;
• Les indemnités de licenciement ou de départ en retraite de l’employé de l’immeuble ;
LA RÉCUPÉRATION DES CHARGES : AU RÉEL OU AU FORFAIT ?
Les charges locatives récupérables peuvent être payées soit pour leur montant réel soit au forfait, en fonction de la nature de la location – : vide ou meublée.

En location vide, les charges récupérables font l’objet d’un provisionnement
À la signature du contrat de bail, il faut prévoir la périodicité des provisions sur charges récupérables. Elles seront régularisées au moins une fois par an. A cette occasion il sera soit réclamé un complément au locataire, soit remboursé le trop-perçu.

En location meublée, depuis le 27 mars 2014, les charges récupérables font l’objet d’un provisionnement ou d’un paiement au réel.
En cas de forfait, vous ne pourrez ni demander un complément si les charges récupérables perçues sont inférieures aux charges effectivement supportées, ni rendre le trop-perçu si elles sont plus élevées.
Il faut donc effectuer un calcul précis pour s’assurer que les provisions seront suffisantes. Il n’est néanmoins pas possible de réclamer des provisions qui excèdent manifestement les services rendus.

En cas de colocation, que le logement soit loué vide ou meublé, il est possible d’opter pour la récupération des charges au réel ou au forfait.
LA RÉGULARISATION DES CHARGES RÉCUPÉRABLES AU RÉEL
Il est obligatoire de procéder à la régularisation des charges récupérables au moins une fois par an, en comparant le montant des avances perçues et celui des dépenses réalisées. Cette régularisation intervient généralement à l’occasion de l’arrêté des comptes annuels de la copropriété.
Deux obligations pèsent sur le bailleur : la communication de certains documents avant la régularisation et la mise à disposition des justificatifs. Ainsi, un mois avant la régularisation des charges récupérables, il doit transmettre au locataire :
• Un décompte par nature de charges ;
• Leur mode de répartition entre tous les preneurs lorsque l’immeuble est collectif, en copropriété comme en monopropriété ;
• Une notice d’information sur le mode de calcul pour les dépenses relatives à la production d’eau chaude et au chauffage.
Il doit également tenir à disposition du locataire des pièces justificatives des dépenses pendant les 6 mois suivants la régularisation.
COMMENT RÉGULARISER TARDIVEMENT LES CHARGES RÉCUPÉRABLES ?
Si la date anniversaire de régularisation des charges récupérables a été dépassée et que :
• Le retard n’excède pas 3 ans : Il est possible de demander un complément, mais le locataire est en droit d’exiger un paiement de la régularisation échelonné sur 12 mois ;
• Le retard excède 3 ans : le paiement des charges récupérables est prescrit, il n’est plus possible de demander de supplément.
En revanche, dans les deux cas, vous le bailleur doit restituer le trop-perçu

Les plafonds pourront être indexés par décret chaque année en fonction de l’IRL (Indice de référence des loyers).