le 1 juillet 2024 - par Cabinet JOURDAN

Après le décès d’un copropriétaire, les biens du défunt deviennent la propriété indivise des héritiers légitimes et selon un ordre de priorité défini légalement. Ce sont donc les héritiers qui prennent la place du copropriétaire défunt pour assumer ses droits et obligations. Mais, encore faut-il que ces héritiers existent ou soient tous connus.

Pour partager les biens de la succession, il faut donc connaître l’identité de tous les héritiers et les retrouver, sans quoi la succession peut être bloquée. Or, chaque année, en France environ 15 000 successions posent un problème généalogique partiel ou total tout simplement parce que l’état civil ne permet pas, à partir des éléments connus de la situation d’un défunt, de dresser la liste exhaustive de ses héritiers que ce soit en ligne directe descendante qu’en ligne collatérale.

Dans ces situations problématiques, il n’est pas rare que d’importantes difficultés pèsent sur la copropriété parmi lesquelles des charges impayées devant être soutenues par les autres copropriétaires, une dégradation d’un bien laissé vacant et non vidé, un défaut d’entretien du bien, des risques liés à la sécurité ou à une occupation illégale. Ces défaillances entraînent alors rapidement et inévitablement des problèmes financiers, de sécurité et de salubrité pour l’ensemble de la copropriété.

Comment mettre en place cette recherche

Pour éviter que les problèmes consécutifs à la disparition d’un copropriétaire sans héritiers connus deviennent préjudiciables à la bonne tenue d’une copropriété, rechercher et trouver les héritiers légitimes s’avère donc crucial.

La loi n°2008-696 du 15 juillet 2008  introduit le principe de la libre communicabilité des archives. Cependant, une grande partie des archives récentes n’est pas librement communicable.

Choix d’un notaire

Un notaire peut établir la liste précise des héritiers de droit commun, ainsi que celle des légataires si un testament a été rédigé mais faut-il encore qu’il dispose de différents éléments du défunt (copie de l’acte de décès, livret de famille du défunt, extraits d’acte de naissance, actes de mariage, copies de donations et du testament,…). Engager un notaire ne sera pas sans frais pour la copropriété, mais cela peut être assez rapide s’il peut rapidement établir la liste des héritiers.

Choix d’un généalogiste successoral

Dans le cas, où les héritiers sont difficilement identifiables ou à localiser, l’intervention d’un expert possédant une connaissance de l’ensemble de ces fonds et une autorisation spécifique sont alors nécessaires, conformément aux conditions définies aux articles 30 et 32 du décret n°2017-890 du 6 mai 2017. En effet, Les moyens du généalogiste sont plus importants que ceux du notaire. Il va pouvoir tenter une reconstitution de la lignée familiale de la personne défunte et à partir de là, essayer de localiser les héritiers absents.

Comment procéder ?

La dévolution légale

Les délais de recherche du généalogiste peuvent prendre plusieurs mois voire plusieurs années. En effet, la dévolution légale permet de désigner les personnes qui héritent d’un défunt, et la quote-part de chacun des héritiers. Elle définit l’ordre d’héritage, étant entendu qu’elle s’arrête aux membres de la famille séparés du défunt de six degrés (ligne directe et ligne collatérale). En cas de ligne directe, le calcul des degrés correspond au nombre de générations séparant le défunt de son descendant. En cas de ligne collatérale, il convient de remonter jusqu’à l’ascendant commun pour redescendre vers le membre de la famille.

Le syndic a-t-il le droit de faire appel à un généalogiste successoral

L’article 36 de la loi n° 2006-728 du 23 juin 2006 précise les conditions selon lesquelles une recherche d’héritier(s) peut être lancée dans une succession ouverte ou dont un actif a été omis lors du règlement de la succession. « Le mandat peut être donné par toute personne qui a un intérêt direct et légitime à l’identification des héritiers ou au règlement de la succession ». De ce fait, en cas de décès d’un copropriétaire sans héritier connu, les copropriétaires, les gestionnaires d’immeuble ou les syndics de copropriété sont alors à même de mandater un généalogiste successoral pour mener à bien les recherches nécessaires à l’établissement de la dévolution successorale, et cela sans attendre un accord en assemblée générale.

Le décès d’un copropriétaire sans succession apparente va, à plus ou moins long terme, s’avérer préjudiciable à l’ensemble de la copropriété. Il est donc important de mandater un généalogiste successoral dès que le syndicat des copropriétaire – ou syndic – a connaissance de cette problématique et avant que la situation financière de la copropriété se détériore pour non-paiement des différents appels de fonds (charges et travaux).

Il est donc essentiel de faire appel aux services d’un généalogiste pour :

• Établir la dévolution successorale d’un copropriétaire défunt qui vous est inconnue.
• Vérifier ou confirmer la dévolution successorale d’un copropriétaire défunt qui vous semble incertaine ou partielle.
• Rechercher, identifier et/ou localiser un héritier ou un copropriétaire en France ou à l’étranger.

Pas de frais pour la copropriété

Il est à noter que le recours à un généalogiste n’engendre aucun frais pour la copropriété car, si la recherche aboutit, ce professionnel va se rémunérer sous la forme d’une commission prélevée sur l’actif net recueilli lors de la succession. Dès lors que les héritiers auront accepté le contrat de révélation de succession, ce sont eux qui règleront le coût de la recherche engagée par le généalogiste successoral.

En cas de recherches infructueuses, le généalogiste supportera seul l’ensemble des frais engagés. Il établira par ailleurs un certificat de vaines recherches explicitant l’ensemble des vérifications qu’il a opérées.

Une fois l’héritier identifié

Une fois la succession établie, le notaire devra notifier sans délai au syndic le transfert de propriété qui a eu lieu au bénéfice des héritiers. En effet, à partir du moment où ils acceptent l’héritage, ils sont tenus de régler les charges dues par le défunt et, plus largement, de reprendre l’ensemble de ses engagements.

Mais, quand les héritiers ne sont pas connus à l’avance et que le seul moyen de les retrouver soit la recherche par un généalogiste successoral, il est fort probable que le bien transmis soit en indivision ou fasse l’objet d’un démembrement de propriété, le notaire se doit alors de nommer un mandataire commun chargé de représenter les intéressés. Il communiquera son identité au syndic et ce sera celui-ci qui sera alors convoqué aux assemblées générales et participera aux votes.

Si les héritiers sont négligents ou qu’il existe une mésentente entre ceux-ci, et qu’à ce titre, ils ne s’acquittent pas des charges de copropriété, le syndic n’est pour autant pas démuni. En tant que représentant du syndicat des copropriétaires, il peut, en vertu de l’article 813-1 du Code civil, demander la désignation d’un mandataire successoral, qui aura pour mission d’administrer provisoirement la succession. La désignation de ce mandataire revient au président du tribunal de grande instance du lieu d’ouverture de la succession, par assignation en procédure accélérée.

De la même façon si les héritiers restent introuvables, qu’ils refusent l’héritage, ou qu’ils ne se soient pas présentés dans les 6 mois, on dit alors que la succession reste vacante, le syndicat des copropriétaires, par l’intermédiaire du syndic, a la possibilité d’engager une procédure de présomption d’absence et de faire nommer un curateur à la succession par requête au président du tribunal de grande instance du lieu d’ouverture de la succession. Le syndic pourra alors adresser au curateur les appels de fonds correspondant au lot du défunt, qui seront réglés en puisant dans l’actif du copropriétaire décédé. Si le passif est trop important, le curateur fera procéder à la vente du lot afin de dégager les liquidités pour s’acquitter des charges impayées.

Attention toutefois, dans le cas de travaux très couteux votés en assemblée générale mais non encore payés, l’article 786, alinéa 2, du Code civil prévoit en effet une échappatoire pour les héritiers ayant accepté une succession. Ainsi, un héritier peut se prémunir contre une dette successorale ignorée de lui au moment de son acceptation, dans le cas où le montant de celle-ci aurait pour effet « d’obérer gravement son patrimoine personnel ». Il devra, pour ce faire, agir dans un délai de cinq mois à compter du moment où il en a eu connaissance.